Si eres empresario, gerente o responsable de una empresa, te habrás preguntado casi con total seguridad: ¿Cómo puedo evitar que alguien dentro de mi equipo se quede con dinero o recursos que no le pertenecen? 

Vamos, que te robe de forma… digamos que “sibilina”.

Sin que te des cuenta.

Es una preocupación mucho más común de lo que crees. 

La apropiación indebida no solo genera pérdidas económicas, también daña la confianza y puede acabar con la reputación de tu negocio. 

Pero tranquilo, prevenir este delito es posible si sabes cómo blindar tu empresa.

En este artículo, además de explicarte, ¿cómo evitar que te pase algo así? 

Te damos herramientas prácticas, ejemplos reales y una guía para que tu empresa esté un paso adelante.

Qué es la apropiación indebida y cómo puede afectar

La apropiación indebida está tipificada en el Código Penal español (artículo 253) y se da cuando alguien, con acceso legítimo a un bien ajeno, decide quedárselo como si fuera suyo. 

Es decir, tú le das acceso a gestionar el dinero o los recursos del negocio y desvía el beneficio o parte del mismo hacia su patrimonio propio. 

No estamos hablando de un robo con violencia, sino de una traición a la confianza que has depositado en él o en ella.

Ejemplo: Imagina que tienes un empleado de contabilidad que se encarga de los pagos a proveedores. Si un día transfiere 2.000 € a su cuenta personal “por error” y no lo informa, estás ante un posible caso de apropiación indebida.

Principales medidas para prevenir la apropiación indebida

Como siempre te aconsejamos desde este blog, el coste de la reparación del daño es infinitamente mayor a la de la prevención. Así que te vamos a dejar unos cuantos consejos:

1. Controles internos: tu primera línea de defensa

Implementa controles internos específicos. ¿Qué significa esto en la práctica?

• Separar funciones: la misma persona no debería autorizar, ejecutar y revisar pagos.
• Supervisión doble: las transferencias bancarias importantes deben pasar por dos autorizaciones.
• Auditorías regulares, tanto internas como externas.

2. Políticas claras y formación continua

Establece un código de conducta que todos conozcan y entiendan. Acompáñalo con:

• Formación periódica sobre ética profesional y prevención de fraudes.
• Protocolos para actuar ante una sospecha.

3. Tecnología al servicio de la vigilancia

Hoy día, existen softwares de gestión y monitoreo que te alertan si hay movimientos inusuales en las cuentas, acceso a documentos fuera de horario o desviaciones presupuestarias.

¿No te has fijado en los avisos que te da Google cada vez que detecta un acceso inusual en tu cuenta? Pues lo mismo puedes hacer tú por tu negocio.

4. Cultura ética

Una empresa que premia la transparencia y donde los empleados se sienten escuchados y cómodos a la hora de realizar sus funciones es menos vulnerable. 

Si tratas mal a tus empleados… es mucho más probable que ellos te traten mal a ti. 

Algunas claves para poner en práctica este consejo:

• Debes dar ejemplo con tu conducta. No les mires nunca por encima del hombro. Tus trabajadores son personas.
• Canales de denuncia anónimos que funcionen de verdad. Haz que se sientan identificados con la empresa. De esta forma, si algún trabajador se sale de esta línea, ninguno tendrá problema en denunciar sus actos.
• Reconocimiento a quienes actúan con integridad. Reconoce el valor que aportan tus buenos trabajadores. Ponles como ejemplo para los demás, y sobre todo, para los nuevos trabajadores

La ley también está de tu parte

No olvides que, si detectas un caso de apropiación indebida, puedes denunciarlo ante la policía o directamente ante el juzgado de guardia. 

La Ley de Enjuiciamiento Criminal establece los pasos para judicializar este tipo de delitos.

¿Necesitas pruebas? Una auditoría, correos, grabaciones o testimonios pueden servir como base. 

Y recuerda: siempre es mejor consultar con un abogado penalista especializado.

¿Y si ya ha pasado? ¿Cómo puedes actuar?

Primero, calmate porque las decisiones en caliente no suelen ser buenas decisiones. Documenta todo lo que puedas y actúa con rapidez:

• Cambia de puesto al sospechoso sin violar sus derechos laborales.
• Revisa las cuentas y consulta a tu asesor jurídico especializado en empresa.
• Evalúa si conviene denunciar penalmente o negociar una devolución, dependiendo del caso.

Evita sustos innecesarios

Prevenir la apropiación indebida no es cuestión de legislar. Hay que implementar sistemas para proteger tu esfuerzo, a tu equipo y la salud económica de tu empresa.

Con las medidas adecuadas, puedes reducir el riesgo al mínimo. La clave está en no esperar a que ocurra para actuar. 

La prevención es una inversión no un gasto. 

Sunkel&Paz: Abogados penalistas expertos en empresas.

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